Representation

Representation

Setting up a representation office in the European Union (EU)

There are 5 possible scenarios for establishing a business presence in the EU. One option is to set up a representation office. Discover the different tax incentives your company may be eligible for.

A representation office is

  • an interesting option for foreign investors who want to have a limited presence in the EU without creating a separate legal entity.
  • can engage in activities such as advertising, information sharing, public relations and market research, but only in the process of negotiating orders, client contracts, sales activities or other commercial activities.

Tax benefits

  • A representation office is not considered a 'permanent establishment', so it does not have pay taxes on income earned in the EU.
  • The same goes for VAT purposes and registration, unless the representation office is liable to pay VAT on intra-community services it receives.
  • The input VAT can be recorded through the VAT credit refund procedure for non-established and non-VAT registered foreign entities.

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Please check more information in our Internationalization section.

There are two main types of business entities to choose from, each with its own characteristics.

Branch or Subsidary

BRANCH

  • No separate legal entity
  • No minimum capital requirement
  • Usually a notary is not required
  • Few corporate law requirements to comply with
  • Stringent filing and legalization requirements
  • The appointment of a legal representative is required
  • Liability extends to headquarter

SUBSIDIARY

  • Separate legal entity
  • Minimum capital required (certain exceptions)
  • A notary is required (certain exceptions)
  • Subject to the provisions of the EU Country's Companies Code according to the chosen company form
  • Less stringent filing and legalization requirements
  • Limited liability (certain exceptions)


The tax advantages

BRANCH

  • no dividend withholding tax on branch profits;
  • losses made by the branch can be immediately offset against the profits of the head office;
  • tax-free transfers of profits from the branch to the foreign head office.

SUBSIDIARY

  • little or no dividend withholding tax during repatriation or the distribution of net profits;
  • double tax treaties concluded by the EU Country;
  • less-stringent filing requirements.

Even though setting up a branch is often a more demanding process than incorporating a new company, branches do come with a set of interesting tax advantages:

From a marketing perspective, a subsidiary is considered a European company and not a foreign entity. Subsidiaries benefit from several tax advantages:


The main types of subsidiaries

For larger enterprises:

Public limited liability companies are selected mainly for larger enterprises. Some important characteristics include the following:

  • The minimum capital must amount to (depend of the EU Country selected)
  • The company can issue nominative or dematerialized shares.
  • The shares are freely transferable, but the transferability can be limited in the articles of association or in the shareholders' agreements.
  • There are three possible management structures:
    • one director;
    • one-tier board, consisting of at least 3 directors (or 2 in case the company has under 3 shareholders);
    • two-tier board, i.e. a supervisory board and an executive board.

For smaller businesses:

Private limited liability companies are selected mainly for small and privately held businesses. These are some of the main characteristics

  • A minimum capital amount is not applicable, but the company should be able to prove that it has sufficient assets to conduct its planned activities.
  • Shares are nominative or dematerialized. At least one share with one vote is required. There is flexibility when it comes to other types of securities and attached rights (e.g. shares without voting rights).
  • The shares transfer mechanism is determined in the articles of association. If not, special majority rules apply.
  • One or more directors, whether acting as a board or not, must be identified. The directors can be appointed in the articles of association or by the general assembly. The appointment can be permanent or limited in time.



Opciones de establecimiento en España

El inversionista extranjero dispone de varias alternativas para invertir en España:

  • Constitución de una sociedad española. La forma de sociedad más utilizada es la sociedad de responsabilidad limitada (S.L.). También es muy utilizada la sociedad anónima (S.A.), forma que suele ser escogida por empresas de un cierto tamaño. Las sociedades cuentan con personalidad jurídica propia. Las S.A. y las S.L. son sociedades de carácter mercantil en el que la responsabilidad está limitada al capital aportado. Ambos tipos de sociedades, además, pueden constituirse de forma unipersonal o devenir unipersonales cuando, una vez constituidas, todas las acciones o participaciones sociales hayan pasado a ser propiedad de un único socio.
  • Apertura de una sucursal. Carece de personalidad jurídica propia independiente de la de su matriz. Sin embargo, es un establecimiento dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollan las actividades de la sociedad matriz. Las sucursales se inscriben en el Registro Mercantil.
  • Creación de una oficina de representación. Esta forma de establecerse en España es únicamente adecuada para el caso de empresas extranjeras que van a realizar en España actividades meramente auxiliares o secundarias a las realizadas por su casa central en el extranjero.

Sin embargo, no es indispensable para invertir en España constituir una nueva entidad o asociarse con otras ya existentes. Se puede tener presencia en España, sin necesidad de establecer físicamente un centro de operaciones en España, a través de:

  • Acuerdos de distribución.
  • Realización de operaciones a través de un agente.
  • Realización de operaciones a través de un comisionista.
  • Establecimiento de una franquicia.

Sucursal

Características:

La apertura de una sucursal requiere el otorgamiento de escritura pública, que deberá inscribirse en el Registro Mercantil. Desde el punto de vista de la legislación sobre inversiones extranjeras, la sucursal debe tener un capital asignado, que no está sujeto a ningún requisito sobre monto mínimo.

La sucursal debe tener un representante legal facultado para administrar los asuntos de aquélla. No existen órganos formales de administración o gestión. Funciona en gran medida en sus relaciones comerciales con terceros como una sociedad.

La elección entre constituir una sucursal o una filial en España puede verse influida por motivos comerciales (e.g. puede considerarse que una sociedad aporta una presencia más “estable” que una sucursal) o por motivos de seguridad jurídica (con la filial se limita la responsabilidad del socio).

Trámites Legales:

En términos generales, los requisitos, trámites formales y costos relacionados con la apertura de una sucursal son muy similares a los de la constitución de una filial.

Desde el punto de vista legal, las diferencias más importantes entre una sucursal y una filial se explican en el siguiente cuadro:

 

 

S.A.

S.L.

Sucursal

Concepto

Sociedad de naturaleza mercantil dedicada a la explotación de una actividad económica con capital propio.

Establecimiento dotado de representación permanente y de cierta autonomía de gestión, a través del cual se desarrollan las actividades de la sociedad matriz. Carente de personalidad jurídica independiente de la de su matriz.

Capital Social

Capital mínimo de 60.000 €

Capital mínimo de 3.000 €

No se exige un mínimo

Inscripción

Escritura pública que deberá ser inscrita en el Registro Mercantil.

Junto a la escritura de constitución de la sucursal han de presentarse para su inscripción en el Registro Mercantil, debidamente legalizados, los documentos acreditativos de la existencia de la sociedad matriz, sus estatutos vigentes, sus administradores y el acuerdo de creación de la sucursal


 

 

Tanto a la sucursal como a la filial les resulta de aplicación un Impuesto de Sociedades del 30% sobre su beneficio neto. Al margen, ciertos aspectos han de ser tenidos en cuenta:

  • La repatriación de beneficios de una sucursal o el reparto de dividendos de una filial a su sociedad matriz no perteneciente a la UE con el que España tiene suscrito convenio (México y EE.UU.), tributarían al tipo reducido del convenio y la repatriación de los beneficios de la sucursal no tributaría en España (de acuerdo con cada convenio).
  • Participación en los gastos generales de la matriz: en la práctica, suele ser más fácil que estos gastos se consideren deducibles en el caso de una sucursal que en el de una filial.
  • Los intereses de préstamos concedidos por la casa matriz extranjera a su sucursal española no son, en principio, deducibles fiscalmente para la sucursal. Los intereses de préstamos concedidos por los accionistas de una filial normalmente son deducibles para la filial, siempre que la transacción sea valorada a mercado y no se exceda la razón de endeudamiento neto remunerado (actualmente dicha razón no se aplica a entidades residentes en la UE).
  • Los pasos para la constitución de una Sucursal son los siguientes:
  • Los Órganos de Administración de la sociedad matriz deberán adoptar un acuerdo mediante el cual aprueban la creación de la sucursal. Este acuerdo y los estatutos de la Sociedad deben ser traducidos por traductor jurado y presentados posteriormente en el Registro Mercantil en España.
  • El Consulado Español del país extranjero de residencia de la sociedad, debe certificar que la sociedad matriz está constituida conforme a las leyes de su país (debidamente legalizado o apostillado)
  • Ingreso en cualquier Banco el capital social acordado por la sociedad matriz (no existe mínimo)
  • Firma de la escritura pública de constitución ante Notario.
  • Obtención del Número de Identificación Fiscal en la delegación de Hacienda del domicilio social.
  • Liquidación del Impuesto de Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (1% del capital de la sociedad indicado).
  • Inscripción en el Registro Mercantil que corresponda al domicilio social dentro del mes siguiente al otorgamiento de la escritura.

Oficina de representación

Características:

Personalidad jurídica: No tiene personalidad jurídica propia independiente de su matriz.

Formalidades para su apertura: No se requieren formalidades mercantiles, si bien a efectos principalmente fiscales, laborales y de seguridad social podría ser necesario el otorgamiento de una escritura pública (o documento otorgado ante Notario Público extranjero, debidamente legalizado con la Apostilla de la Haya o cualquier otro sistema de legalización que sea de aplicación) en la que se hará constar la apertura de la oficina de representación, la asignación de fondos, la identidad de su representante fiscal, persona física o jurídica residente en España, y sus facultades. La apertura de la oficina de representación no se inscribe en el Registro Mercantil.

Órganos de administración: No existen órganos formales de administración, sino que las actuaciones las lleva a cabo el representante de dicha oficina en virtud de las facultades que se le hayan conferido.

Actividades: En principio, las actividades de la oficina de representación están limitadas, siendo esencialmente de coordinación, colaboración, etc.

La sociedad no residente es responsable de las deudas contraídas por la oficina de representación en su totalidad.

Impuestos en España

Los principales impuestos directos aplicables en España son:

  • El Impuesto sobre Sociedades (IS) [25%]
  • El Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) [De 9,000 euros hasta 17,360 euros se paga una retención del 24%. Desde 17,360 a 32,360 euros 28%. Hasta 52,360 37% y montos superiores la tasa es de 43%.
  • El Impuesto sobre la Renta de No Residentes (IRNR) [Hasta 600,000 euros 24% y 45% para los superiores]
  • Los impuestos indirectos más importantes aplicables en España son:
  • El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) [21%, 10% y 4% (entre otros a la importación de frutas y verduras)]
  • El Impuesto sobre Transmisiones Patrimoniales y Actos Jurídicos Documentados (ITP y AJD)

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